Depuis ces dernières années, organiser une soirée d’entreprise est devenue une pratique courante pour motiver les salariés et re-booster toute l’équipe.
C’est en effet un événement qui doit être organisé avec minutie, car la diversité des tâches et des préparations peut rendre cette attention bien périlleuse.
Pour mener à bien votre projet, il est nécessaire de définir vos objectifs et de suivre les étapes que nous vous proposons dans cet article.
En quoi consiste une soirée d’entreprise ?
En fonction de vos objectifs, une soirée d’entreprise peut être organisée à travers plusieurs formules.
De ce fait, vous devez réfléchir en amont le thème et le lieu de l’événement :
- Une soirée de célébration de votre bilan annuel: afin de remotiver vos collaborateurs en leur présentant la perspective sur les objectifs de l’année à venir
- Un cocktail dînatoire à l’occasion d’un événement dans la vie de l’entreprise ou d’un lancement de nouveau produit : afin de booster la communication et les échanges interpersonnels
- Une soirée thématique ou un dîner de groupe : afin de récompenser les salariés, et les meilleurs collaborateurs…
- Une inauguration de nouveaux locaux : afin de pouvoir les présenter et les officialiser à vos collaborateurs
- Une soirée team building : afin de renforcer la cohésion et la motivation de toute l’équipe
Toutefois, vous devez faire attention si vous décidez de faire participer uniquement une partie de vos collaborateurs. Dans ce cas :
- Vous ne devez pas choisir de manière arbitraire vos participants, mais uniquement selon vos principaux critères.
- Vous ne devez pas tenir secret cette soirée, mais expliquer à tout le monde le but de cet événement, et la raison pour laquelle seul un petit nombre de personnes y sont conviées.
Comment se déroule la préparation en amont ?
a. Déterminer la date
Le choix de la date est l’un des paramètres clés à ne pas négliger. Il est d’ailleurs important que vous vous renseigniez sur la disponibilité du personnel ainsi que des obligations de l’entreprise.
De manière générale, les week-ends sont à éviter, car ce sont des moments privilégiés en famille ou entre amis.
Demandez si possible à vos collaborateurs s’ils ont des préférences sur le jour de la semaine.
b. Fixer le budget
Selon le type d’événement choisi, l’organisation d’une soirée d’entreprise nécessite la prévision du budget alloué à la soirée.
Même si elles varieront en fonction des besoins et des conditions imposées par la direction de l’entreprise, vous devez faire une simulation des dépenses afin de pouvoir mieux gérer le budget.
c. Choisir le lieu
Il existe en France plusieurs restaurants chics pouvant servir des repas de groupe. Toutefois, pour une soirée d’entreprise, il est nécessaire de se focaliser sur le type d’événement que vous avez préétabli.
En effet, il est possible de privatiser une salle en fonction de l’effectif de vos convives ou de vous faire livrer un buffet au bureau. Cependant, gardez-en tête que l’important est de faire profiter vos collaborateurs le maximum possible afin de les motiver pour l’année à venir.
Le lieu joue également un grand rôle étant donné qu’il peut vous éviter de nombreux désagréments. Il est par exemple important que vous choisissiez un lieu facilement accessible par tous vos convives, sinon prévoyez des navettes pour que la fin de soirée ne soit pas un véritable problème pour ceux qui ne sont pas véhiculés.
En résumé…
Vous avez pu constater à travers cet article que la mise en place d’une soirée d’entreprise ne s’improvise pas, donc n’est pas à prendre à la légère.
En effet, il est recommandé de penser aux moindres détails et de tout planifier à l’avance, car il se pourrait que vous soyez jugé sur la qualité de la soirée.
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